Beslutningsreferat

Hvad er et beslutningsreferat?

Når der på generalforsamlinger i selskaber træffes beslutninger om forskellige forhold, udarbejdes der i relation hertil et beslutningsreferat. Dokumentet beskriver på denne baggrund, hvilke beslutninger der bliver truffet, og hvad virkningerne heraf vil være.

Dokumentet kan blandt andet bruges til at sikre, at der er bevis for, at reglerne om, hvordan selskaber drives, er i overensstemmelse med selskabsloven regler.

Gyldigheden af de beslutninger der træffes på generalforsamlingen indtræder først, når beslutningsreferatet registreres hos Erhvervsstyrelsen.

Hvad bruges et beslutningsreferat til?

Beslutningsreferatet bliver brugt som dokumentation for de beslutninger, der er truffet på vegne af selskabet. Beslutningsreferatet sikrer, at de vedtagne beslutninger er truffet lovmæssigt og i overensstemmelse med selskabsloven og af de retmæssige personer. Beslutningsreferatet bliver indsendt til Erhvervsstyrelsen, så beslutningen bliver juridisk bindende. 

Hvad skal et beslutningsreferat indeholde?

Et beslutningsreferat skal som minimum indeholde en række punkter, der blandt andet sikrer en gyldig registrering hos Erhvervsstyrelsen. Minimumsbetingelserne er som udgangspunkt følgende:

• Selskabsinformation: En overordnet beskrivelse af det pågældende selskab, herunder CVR.nr., adresse, dato for beslutningen, m.v.
• Valg af dirigent: Dirigenten står for ledelsen af mødet og er den person, der registrerer dokumentet hos Erhvervsstyrelsen. Oftest er det en bestyrelsesformand, en advokat eller anden rådgiver, der påtager sig denne opgave. Det er vigtigt at beskrive, hvordan dirigenten er blevet valgt.
• Beslutninger: De pågældende beslutninger skal tydeliggøres og fremhæves i dokumentet.
• Underskrift: Sidst men ikke mindst skal ledelsen underskrive dokumentet førend det kan registreres hos Erhvervsstyrelsen.

Hvornår skal der udarbejdes et bestyrelsesreferat?

Når der sker ændringer i selskabet, for eksempel, at der oprettes et nyt binavn til selskabet, eller at der indtræder et nyt bestyrelsesmedlem, så skal der udarbejdes et beslutningsreferat, der beskriver beslutningen og virkningen heraf. 

Der skal udarbejdes et beslutningsreferat i tilfælde af:

• Ny direktør
• Ny revisor
• Ændring af bestyrelsen
• Ændring af regnskabsår
• Ændring af selskabsnavn
• Ændring af tegningsregel
• Stiftende generalforsamling

I tilfælde af ændringer i selskabets vedtægter skal der udarbejdes nye og sendes til Erhvervsstyrelsen.

Hvornår skal beslutningsreferatet indsendes til Erhvervsstyrelsen?

Ifølge loven skal der udarbejdes et beslutningsreferat, når der sker visse ændringer i et kapitalselskabet. Disse ændringer skal anmeldes til Erhvervsstyrelsen sammen med et beslutningsreferat. I den forbindelse skal man være opmærksom på, at ændringerne bliver indsendt korrekt. Hos Lexly står vi klar til at hjælpe dit selskabs med beslutningsreferatet, så du er sikker på at alt foregår korrekt. 

I visse tilfælde er det samtidig påkrævet, at der foretages en ændring af vedtægterne i forbindelse med ændringer i selskabet. Der skal foretages en ændring af vedtægterne når selskabs f.eks. skal ændre navn, eller når selskabets formål ændres.

For ændringer i bestyrelse, direktion, tilsynsråd eller evt. revisor skal anmeldelse som nævnt ovenfor være modtaget i Erhvervsstyrelsen senest 2 uger efter beslutningen. 

Hvis der er truffet beslutning om ændring af vedtægterne, skal det centrale ledelsesorgan senest 2 uger efter sørge for at registrere ændringen på Virk. Her skal vedhæftes de ajourførte vedtægter og referatet fra den pågældende generalforsamling eller anpartshavermøde.

Hvordan kan Lexly hjælpe?

Med Lexlys smarte dokumentgenerator kan du selv generere dit eget skræddersyede beslutningsreferat fra bunden og underskrive det online. Dokumentet er efter oprettelsen gemt på din profil, hvor du frit kan dele, downloade og opbevare det efter behov.

Du har efterfølgende mulighed for at tilkøbe en gennemgang, tilpasning eller anden hjælp fra vores juridiske eksperter.

Hvis du er i tvivl om noget, er du mere end velkommen til at skrive eller ringe til os. Vi sidder klar til at hjælpe.

Under-services

Ny direktør

Når en virksomhed skal have ny direktør, er der nogle juridiske krav, som skal overholdes. Hvordan ændringen af direktøren finder sted, vil afhænge af om selskabet har en bestyrelse eller ikke. Bliv klogere på hvilke regler der gælder for din virksomhed og om din kommende direktør skal ansættes af bestyrelsen eller tilsynsrådet.

Ny revisor

Nogle gange foretages der ændringer i virksomheder og selskaber, som en normal del af virksomhedens udvikling. Måske står din virksomhed overfor et revisorskifte - måske fordi revisoren afsættes i utide eller fordi hvervet er udløbet. I så fald stiller lovgivningen nogle regler for, hvordan dette skal foregå.

Ændre firmanavn

Passer virksomhedens navn ikke længere til virksomheden ydelser/produkter eller ønsker virksomheden blot fornyelse? Hvis du ønsker at ændre virksomhedens navn kræver det først og fremmest at der udarbejdes et beslutningsreferat, hvorefter selskabets vedtægter ligeledes skal ændres. Hos Lexly hjælper vi dig hele vejen.

Ændring af regnskabsår

Omlægning af regnskabsår kan for nogle virksomheder være en nødvendighed og hos andre være frivilligt. Omlægningen af regnskabsår kan bl.a være begrundet i at man ønsker et mere hensigtsmæssigt tidspunkt for medarbejdere og ledelse, eller også kan det være begrundet i kommercielle forhold. Uanset årsag, skal du være opmærksom på flere elementer.

Ændring af tegningsregel

Tegningsreglen bestemmer hvilke personer der kan indgå bindende juridiske aftaler på selskabets vegne. Selskabets tegningsregel vil typisk fremgå af selskabets vedtægter. Hvis du er i tvivl om, hvordan tegningsreglen ændres i praksis, hjælper Lexly dig i mål med selskabsændringen.