Personalehåndbog

Hvis din virksomhed har fået flere ansatte kan det være en god idé at få lavet en personalehåndbog. En personalehåndbog er en samling af din virksomheds personalpolitik, og den indeholder derfor de retningslinjer, der gælder for de ansatte på arbejdspladsen. Lexly har HR-jurister, der har dybdegående erfaring i at skrive personalehåndbøger til virksomheder indenfor alle typer af brancher. Kom i gang med det samme og få din personalehåndbog skræddersyet til din virksomheds behov - sikkert og effektivt.

7000 kr.

Kom i gang

Hvad er en personalehåndbog og hvorfor skal jeg have én?

En personalehåndbog er en virksomheds personalepolitik for de ansatte. En personalehåndbog indeholder bl.a. virksomhedens overordnede stategi samt information om relevant lovgivning og eventuelle overenskomster. På den måde kan en personalehåndbog være med til at sikre en god og klar kommunikation overfor virksomhedens medarbejdere i deres daglige virke på arbejdspladsen. Det kan bl.a. være med til at sørge for, at alle medarbejdere behandles ens. Virksomhedens ansættelseskontrakter kan f.eks. henvise til personalehåndbogen, hvilket både er tidsbesparende samt ensartet. Personalehåndbøger har tilmed den gode egenskab, at de kan fungere som et godt on-boarding-redskab for nye ansatte.

Hvad skal en god personalehåndbog indeholde?

Der er ingen fast opskrift for indeholdet af en god personalehåndbog. Ikke desto mindre skal din virksomheds personalehåndbog selvfølgelig skræddersys til lige netop dit behov. Derfor går det sjældent godt at kopiere en anden virksomheds personalehåndbog, ligesom man også årligt bør revidere sin personalehåndbog for at sikre, at den følger med virksomhedens udvikling. Man bør se sin personalehåndbog som et opslagsværk for virksomhedens medarbejdere, hvor medarbejdere har mulighed for at få svar på spørgsmål og klarhed over virksomhedens interne retningslinjer.

De fleste personalehåndbøger indeholder som regel en blanding af både mere værdibaserede afsnit samt mere stringente regelafsnit. Som udgangspunkt kan de fleste personalehåndbøger indeholde følgende værdibaserede afsnit:

Et overblik over virksomhedens interne og eksterne værdier, evt. i samspil med virksomhedens CSR (corporate social responsibility).
Virksomhedens historie (spiller ofte sammen med virksomhedens værdier).
Omgangstone på arbejdspladsen.
Virksomhedens holdning til medarbejdernes private gøremål foretaget i arbejdstiden.
On-boarding af nye kollegaer.
Virksomhedens sundhedspolitik, herunder retningslinjer for bl.a. rygning, alkohol og narkotika.

Derudover vil den gode personalehåndbog også indeholde følgende regelafsnit:

Kørselsgodtgørelse og parkeringsregler.
Rejsepolitik for virksomhedens medarbejdere.
Virksomhedens regler for mødetider, pauser, overarbejde og deadlines.
Virksomhedens regler for mødekultur.
Virksomhedens regler for sygdom og barnets første sygedag.
Regler vedrørende medarbejdernes brug af internet, firmatelefon, e-mail, mv.
Medarbejderens ret til at planlægge ferie.
Retningslinjer for medarbejdersamtaler og/eller personlige feedback-programmer.
Virksomhedens regler om fortrolighed, datapolitik, m.v.

Listen er ikke udtømmende, men det er heller ikke et krav, at personalehåndbogen indeholder alle emner. Det vigtige er, at personalehåndbogen afspejler værdier, politik og retningslinjer for arbejdspladsen, således at medarbejderne har en håndgribeligt redskab at læne sig op ad i dagligdagen. Derfor kan det også være en sund øvelse at samarbejde mellem ledelse og ansatte, når personalehåndbogen skal udformes. En personalehåndbogen kan desuden formateres om som et brochure, bog eller som et seperat website.

Opdatering af personalehåndbogen

En personalehåndbog skal holdes opdateret for at sikre, at de gældende retningslinjer stadig er relevante. Opdatering af en personalehåndbog kræver ofte betydelige ændringer, der omfatter ændringer i bestemmelser, processer og procedurer.

Der er en række trin, som virksomheder skal følge for at opdatere deres personalehåndbog:

1. Opdater relevant lovgivning og regler: Først og fremmest skal du undersøge, om der er sket ændringer i relevant lovgivning og regler, som skal indarbejdes i personalehåndbogen. Dette er essentielt, da det kan have indflydelse på personales bestemmelser og retningslinjer.

2. Revider eksisterende retningslinjer: Efter at have opdateret alle relevante love og regler skal virksomheden revidere sine eksisterende retningslinjer for at sikre, at de stadig er relevant. Bemærk eventuelle ændringer, så de kan informeres til medarbejderne.

3. Konsulter medarbejderne: Hør medarbejderne om deres synspunkter på de foreslåede ændringer. Det er vigtigt, at alle anerkender og accepterer ændringerne

Lad Lexly hjælpe dig med udformningen af din personalehåndbog

Ønsker du hjælp til at få lavet en personalehåndbog, så har det aldrig været nemmere at komme nemt og sikkert i mål. Hos Lexly foregår det sådan, at du først opretter din sag hos os, hvor du beskriver, hvad du ønsker hjælp til. Har du relevante papirer til din sag, skal disse vedhæftes på sagen, som du nemt kan gøre i forbindelse med oprettelsen af sagen. Husk at det er gratis og uforpligtende at oprette en sag hos os.

Når vi har modtaget din henvendelse, vil den blive lagt i udbud blandt vores HR-jurister. De vil kigge sagen og det dertilhørende materiale igennem. Har vores jurister opfølgende spørgsmål, har du mulighed for at besvare disse, så du og rådgiverne sammen kan danne jer et overblik over, hvilken løsning du har brug for. Du vil herefter modtage ét eller flere tilbud på, hvordan vi vil løse opgaven for dig.

Har du fundet et tilbud, som stemmer overens med din forventning på en løsning, accepterer du blot det pågældende tilbud, hvorefter sagsbehandlingen vil starte. På den måde har du det fulde overblik over, hvilke omkostninger der er forbundet med sagen. Først når sagsbehandlingen er afsluttet vil der ske betaling.

Al sagsbehandling sker online, så du har altid nem adgang til et overblik over, hvad der sker i din sag.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er en personalehåndbog?

En personalehåndbog er et dokument som er designet til at hjælpe medarbejdere med at forstå deres ansvarsområder, retningslinjer og procedurer. Den har til formål at give medarbejdere en forståelse for, hvad der forventes af dem, samt hvilke retningslinjer og procedurer der skal følges. I et arbejdsmiljø kan den fungere som en guide til at opretholde god sundheds- og sikkerhedsstandarder, øge produktiviteten og hjælpe medarbejderne med at nå deres mål. Personalehåndbogen kan også indeholde oplysninger om løn og personalegoder og har muligvis også retningslinjer for klageprocedurer og uddannelse.

Hvad skal en personalehåndbog indeholde?

En personalehåndbog kan omfatte retningslinjer om f.eks. ansættelsesregler: Dette omfatter krav til ansøgere, ansættelsesprocesser og procedurer for udvælgelse af ansøgere. Herudover arbejdstid og ferie, hvor det angives hvor mange timer en medarbejder forventes at arbejde om ugen og hvad der skal gøres for at få en ferie. Den kan også indeholde personalesikkerhedskrav. Dette dækker over kravene til sikkerhed på arbejdspladsen, herunder brugen af personlige beskyttelsesudstyr og procedurer for håndtering af farlige kemikalier.

Hvilke juridiske konsekvenser kan der være ved at have en personalehåndbog?

En personalehåndbog kan give medarbejdere en klar forståelse af deres rettigheder og forpligtelser, men det kan også indebære visse juridiske risici for arbejdsgiveren. For det første kan mange af de retningslinjer, der er angivet i en personalehåndbog, være juridisk bindende. Det kan være nødvendigt at konsultere en juridisk rådgiver, inden man udfærdiger en personalehåndbog, for at sikre, at den overholder gældende lovgivning og beskytter både arbejdsgiveren og medarbejderne.