Forretningsorden

En bestyrelse er forpligtet til at udarbejde en forretningsorden. En forretningsorden er et dokument, der beskriver, hvad arbejdet som et bestyrelsesmedlem omfatter.

En forretningsorden for bestyrelsens arbejde sikrer, at det enkelte bestyrelsesmedlem ved, inden for hvilke rammer bestyrelsens arbejde foregår. Indholdet supplerer selskabets vedtægter med de aftaler, som er nødvendige for at bestyrelsens arbejde kan fungere i det daglige. Forretningsordenen kan også være holdepunktet, hvis der opstår tvivl i bestyrelsen om indkaldelse til og afvikling af møder.

En forretningsorden bør gennemgås mindst en gang årligt på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. Det er bestyrelsen selv, der bestemmer indholdet af forretningsordenen under hensyntagen til selskabets vedtægter. Forretningsordenen kan løbende ændres og tilpasses bestyrelsens ønsker og behov

Hvornår indkaldes der til bestyrelsesmøde og af hvem?

Bestyrelsens møder kan fastlægges i en samlet årsplan eller aftales fra møde til møde. Vi råder til, at der aftales en fast tidsfrist for indkaldelse til bestyrelsesmøde, som er med til at sikre, at det enkelte bestyrelsesmedlem får mulighed for at forberede sig til møderne.

Normalt er det formanden, der indkalder til bestyrelsesmøder.

Hvordan foregår indkaldelsen?

For at sikre at alle i bestyrelsen ved, hvilke emner der skal behandles og træffes beslutning om på mødet, kan der fastsættes regler om udformningen af den skriftlige dagsorden og eventuelle bilag. Dagsordenen kan f.eks. udsendes pr. post, e-mail eller andre elektroniske medier.

Hvad skal en forretningsorden indeholde?

En forretningsorden skal indeholde grundlaget for bestyrelsens arbejde. Det skal understreges, at der ikke er særlige krav til, hvad indeholdet skal være, da en forretningsorden afhænger af selskabets størrelse, branchen som selskabet opererer i, ressourcerne der er til rådighed mv.

Bestyrelsen afgør selv, hvor detaljeret man vil udforme forretningsordenen. En forretningsorden vil som oftest indeholde:

• Baggrund og formål
• Afholdelse af bestyrelsesmøder
• Indkaldelse til bestyrelsesmøder
• Sammensætningen af bestyrelsen
• Dagsordenen for bestyrelsen
• Beslutningsdygtighed og afstemningsregler
• Arbejdsdeling
• Ansættelse og tilsyn af direktionen
• Tavshedspligt
• Bestyrelsesmedlemmers udtræden
• Ændringer og tiltrædelser af forretningsordenen
• Regnskabskontrol

Opgavefordeling i bestyrelsen

Medlemmerne af bestyrelsen har forskellige poster f.eks. formand, næstformand, kasserer og sekretær. Der kan være direkte valg på generalforsamlingen til nogle af disse poster, men er dette ikke tilfældet skal bestyrelsen konstituere sig på første møde efter generalforsamlingen.
Forretningsordenen kan indeholde bestemmelser om både opgaver og valg.

Arbejds- og ansvarsfordeling

Forretningsordenen kan indeholde beskrivelse af, hvem der repræsenterer selskabet og hvilket ansvarsområde bestyrelsen og lederen hver især har jf. opgavefordelingen i bestyrelsen. I vedtægterne er præciseret hvem der tegningsberettiget for selskabet.

Udarbejdelse af referat

Forretningsordenen kan indeholde bestemmelser om hvem der tager referatet, og hvornår det skal udsendes. Det vil ofte være skolelederen, der er bestyrelsens sekretær og udarbejder referatet.
Man kan præcisere udformningen af referatet; skal det være et beslutningsreferat eller et handlingsreferat? Hvilke faste oplysninger bør referatet indeholde; tid og sted for mødet, hvem der har været til stede/fraværende.

Afstemningsregler

Hvis selskabets vedtægter ikke angiver regler for afstemning, f.eks. at formandens stemme er udslagsgivende ved stemmelighed, bør forretningsordenen indeholde afstemningsregler.

Hvad skal man være opmærksom på i forhold til forretningsordener?

• Der gælder ingen formkrav for udformningen af en forretningsorden. Så længe den ikke strider imod reglerne i aftaleloven, vil den som udgangspunkt have gyldighed fra tidspunktet for parternes underskrift.
• Da et selskab med tiden vil ændre sig, er det derfor vigtigt, at forretningsordenen løbenede tilpasses disse ændringer og opdateres, så den stemmer overens med selskabets aktuelle behov. Lexly anbefaler, at forretningsordenen gennemgås mindst én gang årligt.
• Bestyrelsesmedlemmer kan komme med forslag om ændringer i eller tillæg til forretningsordenen i løbet af året. Disse forslag kan vedtages, hvis et flertal af bestyrelsesmedlemmerne stemmer for.
• Når forretningsordenen er udarbejdet, skal den underskrives af alle siddende bestyrelsesmedlemmer. I tilfælde af et nyt bestyrelsesmedlem tiltræder, skal vedkommende på samme måde præsenteres for og underskrive forretningsordenen.

Lad Lexly udforme jeres forretningsorden

Ønsker du hjælp til at oprette en forretningsorden, så har det heldigvis aldrig været nemmere. Dermed sikrer du dig også, at alt bliver gjort lovmæssigt, og du slipper samtidig for besværet.

Opret din sag hos i vores platform, hvor du beskriver, hvad du ønsker hjælp til. Relevante papirer vedhæftes i forbindelse med oprettelsen af sagen. Husk at det er gratis og uforpligtende at oprette en sag hos os. Lexly er Danmarks førende digitale juridiske platform som alternativ til en almindelige selskabsadvokat.

Når vi har modtaget din henvendelse, vil den blive lagt i udbud blandt vores jurister med speciale i selskabsret. Lexlys jurister er nøje udvalgte eksperter indenfor deres fagområder, derfor kan du være sikker på at din opgave bliver løst bedst muligt. De vil kigge sagen og det dertilhørende materiale igennem. Har vores jurister opfølgende spørgsmål, har du mulighed for at besvare disse, så du og rådgiverne sammen kan danne jer et overblik over, hvilken løsning du har brug for. Du vil herefter modtage ét eller flere tilbud på, hvordan vi vil løse opgaven for dig.

Har du fundet et tilbud, som stemmer overens med din forventning på en løsning, accepterer du blot det pågældende tilbud, hvorefter sagsbehandlingen vil starte. På den måde har du det fulde overblik over, hvilke omkostninger der er forbundet med sagen. Først når sagsbehandlingen er afsluttet vil der ske betaling.

Al sagsbehandling sker online, så du har altid nem adgang til et overblik over, hvad der sker i din sag.